Можно ли выдавать деньги подотчет если есть остаток по старому отчету

Содержание статьи

У сотрудника задолженность по предыдущему авансовому отчету. Возможно ли ему выдать деньги под отчет с удержанием задолженности?

О.Я. Решетова,

автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях

ВОПРОС

В организации сотрудник ежемесячно ездит в командировки. Возможно ли выдать деньги под отчет за минусом остатка от предыдущего авансового отчета по его заявлению и с просьбой выдать деньги под отчет с удержанием задолженности?

ОТВЕТ

Такого порядка выдачи денег под отчет законодательство не содержит.

Выдача наличных денег под отчет допускается при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок представления авансового отчета (п. 214 Инструкции N 157н).

Учреждение вправе, как это указано в п. 214 Инструкции N 157н, выдавать подотчетным лицам несколько подотчетных сумм при условии, что в день выдачи каждой из сумм не наступил срок представления авансового отчета по всем ранее выданным подотчетным суммам. Например, когда сотрудника направили в новую командировку до истечения срока отчета по первой (п. 214 Инструкции № 157н, п. 6.3 Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).

Если работник вернулся из командировки и в течение установленного срока не отчитался и не вернул подотчетные суммы, то учреждению следует принять меры по взысканию суммы ранее выданного аванса, в частности, ее можно удержать из заработной платы работника.

ОБОСНОВАНИЕ

Согласно ст. 168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему:

расходы на проезд;
расходы на наем жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовые договоры о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовые договоры о работе в государственных органах субъектов РФ, работникам территориальных фондов обязательного медицинского страхования или государственных учреждений субъектов РФ, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений устанавливаются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления соответственно.

Пунктом 6.3 Указаний N 3210-У* установлено, что выдача работнику под отчет наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности учреждения, должна осуществляться на основании:

либо письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме (указанное заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату, аналогичные требования установлены в п. 213 Инструкции N 157н**);
либо распорядительного документа учреждения (приказа, распоряжения и т.д.). Такой распорядительный документ должен оформляться на каждую выдачу наличных денег с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) подотчетного лица, суммы наличных денег и срока, на который они выдаются, должен содержать подпись руководителя, дату и регистрационный номер документа.

Денежные средства, выданные под отчет, можно использовать только на те цели, на которые они были выданы.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в бюджетных учреждениях регламентированы Положением об особенностях направления работников в служебные командировки***.

Согласно п. 26 Положения, подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии — руководителю учреждения) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Установление учреждением срока для представления авансового отчета, превышающего три рабочих дня со дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня возвращения работника из служебной командировки, неправомерно.

При этом срок представления работником, которому не выдавался денежный аванс, отчета об израсходованных в связи со служебной командировкой денежных средствах действующим законодательством РФ, не установлен. В случае, когда вопросы порядка возмещения работником, которому не выдавался денежный аванс, расходов, произведенных им в командировке (в частности, сроки представления авансового отчета), не урегулированы нормативными правовыми актами, определение данного порядка возможно локальным нормативным актом работодателя.

Обратите внимание, в соответствии с п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Исходя из данной нормы, работодатель перед направлением сотрудников в служебную командировку обязан выдать им денежный аванс. Законодательством не предусмотрена возможность направления работников в служебную командировку за счет средств самого работника.

Государственные и муниципальные учреждения вправе, как это указано в п. 214 Инструкции N 157н, выдавать подотчетным лицам несколько подотчетных сумм при условии, что в день выдачи каждой из сумм не наступил срок представления авансового отчета по всем ранее выданным подотчетным суммам.

Если работник своевременно не представит авансовый отчет, а также не вернет ранее полученную под отчет сумму денежных средств, то у него образуется задолженность перед учреждением.

В соответствии со ст. 137 ТК РФ сумму невозвращенного аванса работодатель вправе удержать из заработной платы работника. Однако одновременно должны быть соблюдены следующие условия:

работник не оспаривает оснований и размеров удержаний;
удержание производится не позднее чем через один месяц со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса;
общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не превышает 20%.

При пропуске месячного срока удержания или несогласии работника возвращать денежные средства, выданные ранее под отчет, взыскание задолженности осуществляется в судебном порядке.

*Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»

** Приказ Минфина России от 01.12.2010 N 157н (ред. от 28.12.2018) «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению»

***Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от 29.07.2015) «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (вместе с «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки»)

Источник

: , 2021

8992326 2020

2021 , . , , . , 2021 .

. — «»

2021

3210- ( 05.10.2020 5587-). , . . 30 2020 . 2021 .

, . . , , , . , , «».

, . , , . .

, , . , . , , .

. . . , . , >>

2021

2021 , 19 2017 ( 19 2017 . 4416-). , , .

2021

, , . , . .

, 2021 , . , . .

. , -, , ;
, — . , .

2021 , . , , 6.3 11.03.2014 3210- .

, , . , , . . , >>

, — . — , . >>

2021

2021 , . , .

, — 100 000 . . (. 5 6 07.10.2013 3073-). , , . , .

, , , . 40 000 50 000 . 4000 5000 .

— . — . , . () .

, 2021 . , , . .

, , 2021 , . 24 « » , . , : , . .

2021

, .

,

2021 , (. 6.3 11 2014 . 3210-):

. , ;
.

, . . . — , , . , . — . — .

, () , . :

, ;
;
, ;
;
;
.

, . . , , . 2021 .

, . , . . , >>

, . , , . >> , .

2021 , . , , . .

. .

, , . .

. , , . , .

— , . . , (). , . , .

, , . . , 50 000 . . >>

. — , . 2021 , . . , .

, . , , . , , .

. . . — ?

, . , . , , . , .

— . : , , , . . , , , .

. . , , .

, , . . >>

2021

2021 . , , , .

, ( ), . .

, , (, ) . , — , , .

2021

, , , . , . , . .

, . . , >>

Можно ли выдавать деньги подотчет если есть остаток по старому отчету

«»

Источник

Подотчетное лицо вернуло неиспользованные средства в кассу: можно ли использовать эту сумму для следующей выдачи под отчет?

Дзерасаспросил 14 декабря 2020 в 16:53

Здравствуйте! Прошу прощения, немного повторяюсь, т.к. на форуме есть подобная тема, но она закрыта, и доспросить нет возможности.

Мы ООО на УСНО (доходы), и сейфа у нас нет. Насколько я знаю, за неимением сейфа, организация не имеет права держать наличные вне банка более суток.

Как быть, если подотчетное лицо берет деньги почти каждую неделю и у него остаются какие-то неиспользованные средства? Каждый раз сдавать в банк возвращенные им несколько рублей? А после этого, не отходя от окна банковского работника тут же снимать новую наличку?

Если все так, переживаю, что у нас будут штрафы, т.к. мы не возвращали деньги в банк, а просто выдавали новую наличку, довольствуясь своим бухучетом его долгов перед организацией.

Спасибо!

Ведите кассовую книгу в электронном виде

Здравствуйте, в приказе или заявлении в подотчёт ставьте срок, на который выданы денежные средства, равный месяцу или кварталу. Тогда, денежные средства, полученные в подотчёт, можно использовать для следующей покупки. Главное, в приказе или заявлении указать, на какие цели были выданы денежные средства обобщенно, допустим на хозяйственные расходы или приобретение товарно-материальных ценностей… Также Вы можете рассмотреть вариант открытия корпоративной банковской карты для хозяйственных расходов.

Здравствуйте.

И требование к сейфу отменили, хотя в общем и не соблюдалось.

Добрый день.

Цитата (Дзераса):Мы ООО на УСНО (доходы), и сейфа у нас нет. Насколько я знаю, за неимением сейфа, организация не имеет права держать наличные вне банка более суток.

Вы ошибаетесь. Требований к оборудованию кассы современное законодательство не содержит.

Цитата (Дзераса):мы не возвращали деньги в банк, а просто выдавали новую наличку, довольствуясь своим бухучетом его долгов перед организацией.

У вас нет нарушений. Требование сдать неиспользованный остаток в кассу перед выдачей нового подотчёта тоже давно отменили.

Елена Ил, большое спасибо! Да, так будет спокойнее)

Sveto4Divny, Спасибо, а то я хронически нервничала)))

Всем большое спасибо за помощь!

Заполняйте платежки с актуальными на сегодня КБК, кодами дохода и другими обязательными реквизитами

Цитата (Дзераса):Как быть, если подотчетное лицо берет деньги почти каждую неделю и у него остаются какие-то неиспользованные средства? Каждый раз сдавать в банк

Здравствуйте. Именно. Наличные деньги, которые вернул подотчетник, сначала нужно внести на расчетный счет в и только потом выдавать заново,предварительно сняв со счета (письмо ЦБ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561, Указание ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У).

Важный бух, а я уже обрадовалась. Теперь снова сомнения.

Цитата (Дзераса):а я уже обрадовалась. Теперь снова сомнения.

А в чём сомнения?

Цитата (Важный бух):Наличные деньги, которые вернул подотчетник, сначала нужно внести на расчетный счет в и только потом выдавать заново,предварительно сняв со счета (письмо ЦБ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561, Указание ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У).

Если подотчётник не будет возвращать средства (на что он имеет право, если это не обязывает его сделать ЛНА работодателя), то и вносить на расчётный счёт нечего.

Sveto4Divny, сомнения от противоречий:

Цитата (Важный бух):Наличные деньги, которые вернул подотчетник, сначала нужно внести на расчетный счет в и только потом выдавать заново,предварительно сняв со счета.

и:

Цитата (Sveto4Divny):Требование сдать неиспользованный остаток в кассу перед выдачей нового подотчёта тоже давно отменили.

Видимо чего-то недопонимаю. То есть работник может не отдавать в кассу остаток, и брать следующий аванс? А если вернет, то деньги нужно будет везти в банк. Все верно?

Заполнить, проверить и сдать декларацию по ЕСХН через интернет

Цитата (Дзераса):То есть работник может не отдавать в кассу остаток, и брать следующий аванс?

Да. Главное, чтобы были представлены в срок авансовые отчёты и неизрасходованный остаток не копился. Новые средства должны выдаваться с учётом остатка.

Цитата (Дзераса):А если вернет, то деньги нужно будет везти в банк.

Да.

Дзераса,

Здравствуйте,

Вы выдаете денежные средства сотруднику в подотчет на срок 30 дней, допустим, на хозяйственные расходы в размере 30 000 (Тридцать тысяч) рублей. Фиксируете данное в Заявлении от сотрудника в подотчет и/или Приказом (Распоряжением) руководителя.

Далее, сотруднику выданы деньги. В конце срока (30 дней), сотрудник приносит авансовый отчет и чеки, подтверждающие расход денежных средств, и остаток не израсходованной суммы, который нужно вернуть в банк или перерасход денежных средств, который нужно возместить сотруднику.

Цитата (Елена Ил):В конце срока (30 дней), сотрудник приносит авансовый отчет и чеки, подтверждающие расход денежных средств,

Да, в авансовом отчёте должна быть заполнена строка «остаток» в таблице.

Цитата (Елена Ил):приносит … остаток не израсходованной суммы

Вот это утверждение на чём основано? Какой НПА обязывает подотчётника вернуть неизрасходованную сумму, если ему требуется новый аванс?

Раньше (до 2014 года, насколько я помню) это было особым условием Указаний ЦБ — пока подотчётник не вернёт неизрасходованный остаток, новую сумму ему выдавать нельзя. Но это требование давно отменили. Так зачем гонять деньги, если можно просто выдать новый аванс?

Цитата («Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П)):4.4…

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Этот документ утратил силу 31.05.2014. Новое Указание БР от 11.03.2014 № 3210-У такого требования не содержит.

Цитата (Sveto4Divny):Этот документ утратил силу 31.05.2014. Новое Указание БР от 11.03.2014 № 3210-У такого требования не содержит.

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У

п. 6.3 абз. 2.

Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. (в ред. Указания ЦБ РФ от 05.10.2020 N 5587-У).

По Вашему утверждению, сотрудник может вообще никогда не возвращать деньги, держать их у себя, и ждать нового аванса от Руководителя.

Если Руководитель установил срок, значит в этот срок надо отчитаться по всем выданным ранее авансам. Если это 30 дней, то за 30 дней можно несколько авансовых отчетов сдать в Бухгалтерию, но при окончательном сроке выдачи нужно отчитаться полностью по утвержденному ранее Заявлению Руководителем.

Сдайте декларацию по НДС по новой форме через интернет

Цитата (Елена Ил):Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У

п. 6.3 абз. 2.

Про то, что нужно отчитаться, никто и не спорит.

Цитата (Елена Ил):Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. (в ред. Указания ЦБ РФ от 05.10.2020 N 5587-У)

О чём и речь. Если срок окончательного расчёта руководителем не утверждён, или утверждён за пределами срока представления авансового отчёта, такой обязанности нет. О чём я уже писала:

Цитата (Sveto4Divny):Если подотчётник не будет возвращать средства (на что он имеет право, если это не обязывает его сделать ЛНА работодателя)

Цитата (Елена Ил):Если Руководитель установил срок, значит в этот срок надо отчитаться по всем выданным ранее авансам. Если это 30 дней, то за 30 дней можно несколько авансовых отчетов сдать в Бухгалтерию, но при окончательном сроке выдачи нужно отчитаться полностью по утвержденному ранее Заявлению Руководителем.

Это разные сроки — срок отчёта и срок возврата денег.

Срок, на который выданы деньги, устанавливается обязательно, в силу прямого указания БР. А вот срок, в течение которого нужно вернуть деньги — не всегда. Нужно смотреть ЛНА работодателя.

Эксперт Бухонлайна согласен

Здравствуйте!

Цитата (Sveto4Divny):Раньше (до 2014 года, насколько я помню) это было особым условием Указаний ЦБ — пока подотчётник не вернёт неизрасходованный остаток, новую сумму ему выдавать нельзя. Но это требование давно отменили. Так зачем гонять деньги, если можно просто выдать новый аванс?

Если точнее, то до 19 августа 2017 года.

В пункте 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У абзац

Цитата:Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

утратил силу в соответствии с Указанием Банка России от 19.06.2017 N 4416-У.

Цитата (Sveto4Divny):

Это разные сроки — срок отчёта и срок возврата денег.

Последняя редакция пункта 3 Указания 3210-У дает основания в этом усомниться.

Цитата:6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 должен оформляться согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица. Распорядительный документ юридического лица, индивидуального предпринимателя допускается оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются.

Из двух абзацев напрашивается вывод: распорядительный документ должен установить срок, на который выдаются деньги. Дольше этого срока подотчетное лицо не вправе держать у себя подотчетные суммы. В этот же срок подотчетное лицо обязано сдать авансовый отчет.

Если подотчетное лицо в этот срок, отчиталось, но деньги не сдало, то это нарушение, хоть и не штрафное.

Если до того, как подотчетное лицо отчиталось, издан новый распорядительный документ о выдаче денег под отчет, то остаток подотчетный средств не обязательно возвращать, ИМХО. Не имеет смысл возвращать деньги в кассу, сдавать их в банк, тут же их получать, приходовать в кассу и выдавать тому же подотчетному лицу. Да еще и банку комиссию платить.

«Для большей лучшести» в распорядительном документе на выдачу очередной порции подотчетных сумм можно прописать, что предыдущий аванс учитывается, только нужно подумать, как сформулировать красиво.

Эксперт Бухонлайна согласен

Цитата (Nataly S):Если точнее, то до 19 августа 2017 года.

Спасибо за поправку

Цитата (Nataly S):Последняя редакция пункта 3 Указания 3210-У дает основания в этом усомниться.

Опечатка, следует читать «пункта 6.3».

Формируйте платежки с актуальными КБК в один клик, используя данные из декларации

Добрый день!

Цитата (Дзераса):сейфа у нас нет. Насколько я знаю, за неимением сейфа, организация не имеет права держать наличные вне банка более суток.

Никакой зависимости от наличия или отсутствия сейфа сейчас не установлено.

Но здравый смысл подсказывает, что хранить большие суммы без сейфа опасно. Эти деньги могут украсть. Поэтому элементарная осторожность требует при отсутствии сейфа сдавать остатки денег в кассе в банк.

Успехов!

Источник