Можно ли отозвать сотрудника из отпуска если он был на больничном

Заканчиваются последние летние теплые деньки. Кто-то уже успел побывать в отпуске этим летом, а кто-то собирается отдохнуть в ближайшее время, ведь впереди еще бархатный сезон и бабье лето.

У кого-то отпуск прошел по запланированному сценарию, а кому-то пришлось поменять свои отпускные планы из-за болезни или досрочного выхода на работу.

Этот пост нашего блога посвятим разным проблемным отпускным ситуациям.

Ситуация № 1. Больничный в отпуске

К сожалению, иногда отпуск омрачается таким событием как временная нетрудоспособность. Согласно статье 124 ТК в случае временной нетрудоспособности работника ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок.

Заболел отпускник

Если заболел сам сотрудник, то полученный им больничный лист подлежит оплате. Что касается отпускных дат, то тут могут быть два варианта.

В первом случае сотрудник, предупредив работодателя, может выйти на работу позже изначальной даты окончания отпуска. То есть его отпуск будет продлен. Такая норма заложена в статье 124 ТК РФ. Срок возвращения из отпуска удлиняется на соответствующее количество дней больничного, работник сообщает работодателю о своем желании именно пролонгировать отпуск, а не перенести. Работодатель обязан выполнить пожелание сотрудника.

При таком варианте продления отпуска, бухгалтер должен рассчитать оплату по больничному листу, а перерасчет отпускных можно не производить.

Во втором случае сотрудник может использовать оставшиеся дни отпуска когда-нибудь потом, согласовав новую дату отпуска с работодателем.

В такой ситуации производится перерасчет отпускных, и излишне выплаченная сумма зачитывается в счет других выплат, причитающихся работнику.

Заболел ребенок

А как быть, если отпуск сотрудницы сорвался из-за болезни ребенка? Женщина приносит на работу больничный лист, но увы, оплате он не подлежит. Отпуск на дни такого больничного тоже не продлевается.

Об этом, в частности, говорится в письме Роструда № ПГ/4629-6-1 от 01.06.2012 и недавнем письме Минтруда от 17.06.20 № 14-2/ООГ-8522.

Дело в том, что заболевание ребенка или другого члена семьи, в соответствии со статьей 124 ТК, не является основанием для продления ежегодного оплачиваемого отпуска, несмотря на наличие выданного работнику листка нетрудоспособности.

Некоторые работники о таком нюансе не знают, и считают, что работодатель их обманывает. Но Роструд на своем портале регулярно поясняет, что продление отпуска на время болезни ребенка не является обязанностью работодателя.

Выдан карантинный больничный

В этом году многим гражданам был оформлен больничный лист с кодом 03 — по карантину из-за коронавируса. И довольно часто на карантин отправлялись именно отпускники, вернувшиеся из мест отдыха.

С вопросом продления отпуска в этом случае вышел конфуз. Дело в том, что сначала Роструд давал разъяснения о легитимности продления отпуска в такой ситуации. Но позже появились разъяснения Минтруда (письмо от 09.04.2020 № 14-2/В-393) и Роструд был вынужден согласиться с вышестоящим органом и поменять свою точку зрения.

Таким образом, полученный во время отпуска «карантинный» больничный оплате не подлежит и отпуск на эти дни не продлевается.

Отметим, что после смены позиции по этому вопросу на Роструд обрушился шквал возмущения граждан. В частности, трудинспекторов обвиняли в некомпетентности и отсутствии здравого смысла, на что Роструд ответил извинениями за введение в заблуждение.

Ситуация № 2. Отзыв из отпуска

На основании статьи 125 ТК работодатель вправе отозвать работника из ежегодного оплачиваемого отпуска при условии, что работник на это согласится.

Однако не стоит забывать, что некоторые категории работников отзывать из отпуска даже при наличии их согласия не допускается ни при каких обстоятельствах:

• несовершеннолетние сотрудники;
• беременные женщины;
• работники, занятые на работах с вредными и/или опасными условиями труда.

С момента досрочного выхода на работу сотруднику должна начисляться заработная плата за фактически отработанное время. Отпускные придется пересчитать. Их сумма уменьшится, но с учетом начисленной зарплаты рано или поздно «красное сальдо» уйдет с 70-го счета.

Кроме того, работник вправе вернуть лишние отпускные работодателю.

Добавим, что распорядиться оставшимися днями прерванного отпуска сотрудник может разными способами:

• догулять в любое удобное время в течение текущего рабочего года;
• присоединить к отпуску за следующий рабочий год.

Ситуация № 3. Увольнение в отпуске

Сотрудник оформил отпуск, планировал отдохнуть, но неожиданно подвернулось лучшее место работы и пришлось срочно увольняться. Увольнение в период отпуска не противоречит нормам ТК.

Конечно бухгалтеров такие маневры не радуют, ведь приходится пересчитывать отпускные.

Причем вариантов развития событий может быть несколько. Все зависит от даты окончания рабочего года сотрудника, то есть от того, взят отпуск за уже отработанный период, или работник гуляет «вперед».

В первом случае, когда рабочий год уже отработан, проблем у бухгалтера будет меньше. Производится перерасчет отпускных, их сумма уменьшается, так как уменьшается количество дней отпуска. Однако появляются неотгулянные дни отпуска, за которые положена компенсация. В итоге, с учетом уже выплаченных отпускных, сотруднику на руки причитается еще энная сумма, которую надо выплатить в день увольнения.

Во втором случае, когда отпуск оформлен «вперед», все более сложно. После перерасчета отпускных образуется переплата. И снова возможны два варианта:

• Когда никаких других начислений в адрес сотрудника не предвидится, удержать эту сумму в автоматическом режиме не получится. Работодатель предложит сотруднику вернуть деньги добровольно, но вот пойдет ли на это сотрудник — вопрос. Если работник отказывается возвращать деньги, работодатель может обратиться в суд, ну или простить сотруднику этот долг.

При этом НДФЛ, удержанный при выплате отпускных нужно отражать в отчете 6-НДФЛ и справке 2-НДФЛ с некоторыми оговорками.

По правилам, изначально требовалось отразить его как НДФЛ с отпускных и значит срок перечисления в бюджет — последний день месяца. Но ведь сумма, которая переплачена сотруднику — это уже не отпускные и на нее распространяются обычные правила. Срок перечисления — не позднее следующего за выплатой дня.

В этом случае следует показать в отчетах уже пересчитанную сумму отпускных отдельно и отдельно оставшийся «лишний» доход (в справке 2-НДФЛ с кодом 4800 как прочий).

Вернуть налог сотруднику потребуется только если он вернет излишне полученные деньги. В противном случае НДФЛ уплачен верно (ведь работник получил доход).

Аналогичной позиции следует придерживаться, если сотруднику положены еще какие-то выплаты (например, компенсация неиспользованного отпуска, зарплата, премия и т.д.), но их недостаточно для перекрытия излишне выплаченных отпускных или они не вписываются в лимит (читайте далее).

• Когда сотруднику необходимо выплатить расчет и он полностью перекрывает переплату отпускных. В этом случае переплаченную сумму работодатель вправе удержать из доходов работника (статья 137 ТК РФ), но только в пределах 20% от них. Сверхлимитные выплаты опять же возвращаются работником в сугубо добровольном порядке.

Цитата («Главная Книга» №11 2015 г.):
ОТЗЫВ ИЗ ОТПУСКА

(Документальное оформление и расчеты с работником)

Началась пора отпусков. Но в силу определенных обстоятельств иногда возникает необходимость отозвать того или иного сотрудника из ежегодного отпуска. Трудовой кодекс предоставляет работодателям такое право, но лишь при условии, что сотрудник согласен прервать свой законный отдых.
Не использованная в связи с этим часть отпуска по выбору работника должна быть <1>:
(или) предоставлена в удобное для него время в течение текущего рабочего года. При этом надо следить за тем, чтобы соблюдалось правило, согласно которому при разделении отпуска на части хотя бы одна из частей должна составлять не менее 14 календарных дней. Например, если сотрудник уже отгулял в текущем рабочем году два раза по 7 календарных дней, то отозвать его из третьего отпуска продолжительностью 2 недели работодатель не вправе;
(или) присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Примечание
Как нам разъяснили в свое время в Роструде, отозвать можно только из ежегодного оплачиваемого отпуска. То есть работника нельзя отозвать, к примеру, из учебного или из неоплачиваемого отпуска (см. журнал «Главная книга», 2013, N 7, с. 17).

При этом следующие категории работников не могут быть отозваны из отпуска (даже если они сами не возражают против этого) <1>:
— несовершеннолетние лица;
— беременные женщины;
— работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Таким образом, прежде всего надо поинтересоваться у понадобившегося сотрудника, может ли он досрочно выйти из отпуска. Например, позвонить ему, послать СМС-сообщение или электронное письмо.

Рассказываем руководителю
Отказ работника досрочно выйти из отпуска нельзя расценить как нарушение трудовой дисциплины <2>. А значит, за такой отказ к работнику не могут применяться дисциплинарные взыскания, в том числе увольнение за прогул.

И если на предложение прервать свой отпуск сотрудник ответил утвердительно, тогда ваши действия по документальному оформлению отзыва будут следующими.
Шаг 1. Получаем письменное согласие работника на отзыв его из отпуска
Логичнее всего взять такое согласие с сотрудника в первый же день его досрочного выхода на работу. В нем сотрудник может указать и желаемые даты использования оставшейся части отпуска.

Примечание
Отметим, что ТК РФ не требует письменно оформлять согласие, но нам же нужно как-то его зафиксировать. Ведь слова, как известно, к делу не пришьешь.

Согласие может выглядеть так:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Генеральному директору │
│ ООО «Радуга» │
│ А.С. Семину│
│ от бухгалтера Т.Г. Луневой│
│ │
│ Заявление │
│ │
│ Я согласна прервать отпуск и выйти на работу с 15 июня 2015 г.│
│Неиспользованную часть отпуска в количестве 5 календарных дней прошу│
│присоединить ко второй части отпуска за текущий год и предоставить с 24│
│августа 2015 г. │
│ │
│ ЛуневаТ.Г. Лунева│
│ │
│ 15 июня 2015 г.│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Шаг 2. Оформляем приказ об отзыве работника из отпуска
Это надо сделать в тот же день, когда вы получили письменное согласие работника. Приказ составляется в произвольной форме. Вот примерный образец:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Общество с ограниченной ответственностью «Радуга»│
│─────────────────────────────────────────────────│
│ │
│г. Москва 15 июня 2015 г.│
│ │
│ПРИКАЗ N 173-к │
│об отзыве из отпуска │
│ │
│ В связи с болезнью главного бухгалтера Г.Н. Чижовой и необходимостью│
│подготовки налоговой отчетности за II квартал 2015 г. │
│ │
│ ПРИКАЗЫВАЮ: │
│ 1. Отозвать бухгалтера Луневу Татьяну Геннадьевну из основного│
│ежегодного оплачиваемого отпуска с 15 июня 2015 г. │
│ 2.Предоставить Т.Г. Луневой неиспользованную часть отпуска в│
│количестве 5 календарных дней в период с 24 по 28 августа 2015 г.│
│согласно ее заявлению.│
│ 3. Внести соответствующие изменения в график отпусков на 2015 г. │
│ 4. Сумму отпускных, выплаченную за дни отпуска, не использованные│
│Т.Г. Луневой, зачесть в счет предстоящих выплат заработной платы. │
│ │
│ Основание: │
│ согласие Т.Г. Луневой на отзыв из отпуска.│
│ │
│Генеральный директорСемин А.С. Семин│
│ │
│С приказом ознакомлена, не возражаю: │
│ │
│Бухгалтер ЛуневаТ.Г. Лунева│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Шаг 3. Вносим изменения в график отпусков и в личную карточку
Для этого в графике в подразделе «Перенесение отпуска» указываем:
— в графе «Основание (документ)» (графа 8 унифицированной формы N Т-7) — реквизиты приказа об отзыве из отпуска;
— в графе «Дата предполагаемого отпуска» (графа 9 формы N Т-7) — дату, на которую переносится отпуск работника, если она попадает на текущий календарный год. Если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год, тогда ничего не указывайте.
В разделе «Примечание» (графа 10 формы N Т-7) укажите, что работник отозван из отпуска с его согласия.
В личной карточке в разд. VIII «Отпуск» зачеркиваем:
— количество календарных дней отпуска (графа 4 унифицированной формы N Т-2);
— дату его окончания (графа 4 формы N Т-2).
Ставим новое число дней и дату, когда отпуск был прерван.
В графе «Основание» указываем реквизиты приказа об отзыве из отпуска.

Расчеты с работником при отзыве из отпуска

Со дня досрочного выхода на работу сотруднику начисляется зарплата. Однако ему уже были выплачены отпускные, в том числе за те дни, которые он фактически не отгулял <3>.
В этой ситуации работник не обязан возвращать организации сумму излишне полученных отпускных. Также нельзя погасить эту сумму путем постепенного удержания из его зарплаты. Ведь перечень оснований для удержания является закрытым и такая ситуация в нем не предусмотрена <4>. Поэтому целесообразнее всего рассматривать эту сумму как аванс и зачитывать ее в счет зарплаты работника, начисленной со дня фактического его выхода на работу, вплоть до погашения переплаты.
Зарплата за тот месяц, в котором работник был отозван из отпуска, начисляется за фактически отработанные дни. И если сумма начисленной зарплаты за этот месяц будет:
(или) меньше суммы отпускных за неиспользованные дни отпуска — работнику при выплате зарплаты ничего не полагается. Сумма задолженности работника перед работодателем будет учтена при выплате зарплаты в следующем месяце. НДФЛ и страховые взносы перечислять не нужно, так как они уже были перечислены в день выплаты отпускных;
(или) больше суммы «лишних» отпускных — работнику полагается разница между начисленной зарплатой и этими отпускными. Соответственно, с разницы начисляются и уплачиваются НДФЛ и взносы.

Внимание! При предоставлении работнику неиспользованной части отпуска в другое время расчет отпускных производится заново <5>. Ведь это будет новый отпуск, а не продолжение уже предоставленного.

Примечание
Напомним, что отпускные списываются в «прибыльные» расходы в полном объеме в том отчетном периоде, когда начислены и выплачены <6>, даже если отпуск захватывает месяцы, приходящиеся на разные периоды. По мнению ФНС, в этом случае нет необходимости в пропорциональном учете отпускных <7>.

* * *

В заключение надо упомянуть вот о чем. Если отпускнику, который позарез нужен на работе, руководство решит оплатить проезд из места отпуска к месту работы, то безопаснее всего будет не учитывать эти расходы для целей налогообложения прибыли. В частности, столичные налоговики считают их затратами на личные нужды работника, а значит, его доходом <8>. Логично предположить, что при такой оценке этих затрат проверяющие из ИФНС также потребуют исчислить НДФЛ с суммы оплаты проезда, а ревизоры из внебюджетных фондов — страховые взносы.
А вот если сотрудник отзывается из отпуска для направления его в командировку, куда едет сразу из места проведения отпуска, тогда оплата проезда облагаться НДФЛ не должна, а стоимость билетов можно учесть в налоговых расходах <9>. Ведь работодатель обязан возмещать расходы по проезду к месту командировки и обратно <10>. В этой ситуации стоимость билетов не нужно облагать и страховыми взносами <11>.

Бухгалтеру на заметку
Выдача работнику отпускных из кассы, если зарплата перечисляется на карту
Выплата зарплаты работнику путем перечисления денег на банковскую карту устанавливается трудовым или коллективным договором <12>. При наличии такого условия отпускные ему также перечисляются на счет в банке. Если же работник по каким-то причинам хочет разово получить деньги наличными (зарплату, отпускные, иные выплаты), то он может написать заявление об этом на имя руководителя в произвольной форме. При согласии руководства на основании этого заявления можно будет выплатить работнику положенные ему суммы из кассы.
Если же инициатива заплатить работнику наличными исходит от работодателя, то вам нужно будет заручиться согласием работника на такую форму выплаты. Для этого направьте ему уведомление о том, что получить отпускные он сможет наличными в кассе в тот же день, когда деньги должны быть перечислены в банк. Пусть работник укажет на документе, что он с ним ознакомлен и не возражает, поставит дату и подпись. Если же работник будет не согласен, придется перечислять ему деньги безналичным путем.