Можно ли оплачивать проезд если сотрудник не был в командировке

Нестандартные командировочные ситуации

Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 19 августа 2016 г.

Содержание журнала № 17 за 2016 г.

При учете командировочных расходов бывают ситуации, которые ставят бухгалтеров в затруднительное положение, — даже если работники регулярно ездят в командировки. К примеру, директор выкупил для себя целое купе, или работник оплатил билеты чужой картой, или же командированного работника обокрали… Ответы на эти и другие вопросы читайте в нашей статье.

Выкуп всего купе для проезда одного

Дубровская Светлана

Руководитель организации ездил в командировку на поезде и выкупил все купе. Можно ли учесть при расчете налога на прибыль стоимость лишних билетов? И облагается ли она НДФЛ и страховыми взносами?

: В вашем случае важно экономически обосновать расходы на выкуп дополнительных мест в купе для руководителя. Это можно сделать, например, следующим образом. Закрепите в локальном нормативном акте компании (например, в положении о командировочных расходах), что:

  • для проезда сотрудников к месту командировки и обратно могут приобретаться билеты в вагонах различного уровня комфортности;
  • при направлении в командировку руководства организации для него могут выкупаться купе целиком. Обоснованием могут служить:

— необходимость работы в поезде и создание для этого определенных условий;

— обеспечение безопасности и сохранности перевозимых документов;

— создание условий для полноценного отдыха и сна ввиду напряженной работы в командировке.

В этом случае стоимость лишних местПостановление ФАС СЗО от 02.11.2010 № А56-6808/2010:

  • можно учесть в «прибыльных» расходах. Ведь организация сама определяет порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками своих работниковст. 168 ТК РФ; пп. 11, 24 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. То есть нигде не установлены пределы по суммам расходов на проезд. Да и Минтруд разъяснял, что организация не обязана оплачивать всем работникам организации командировочные расходы в одинаковом размереПисьмо Минтруда от 14.02.2013 № 14-2-291 (п. 3). Кстати, и НДС со стоимости всех четырех билетов вы сможете принять к вычетуп. 7 ст. 171 НК РФ;
  • не облагается НДФЛ и страховыми взносами, так как цена всех мест в купе будет относиться к расходам директора на проездп. 3 ст. 217 НК РФ; ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

Работник упаковал багаж: считаем расходы

Вера Алексеевна Балабина

Можно ли при расчете налога на прибыль учесть затраты на упаковку багажа командированного работника в аэропорту стрейч-пленкой? И облагается ли возмещение таких расходов НДФЛ и страховыми взносами?

: Включить эту сумму в состав расходов по налогу на прибыль компания может, если руководитель утвердил авансовый отчет сотрудника и есть документы, подтверждающие оплату услугиПисьмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-06/2/52238.

А вот чтобы решить, облагается ли компенсация таких расходов работнику НДФЛ и страховыми взносами, нужно определиться, в чьих интересах (сотрудника или работодателя) сделана эта операция. Если багаж упакован с целью сохранности имущества работодателя и обязанность упаковки багажа предусмотрена локальным нормативным актом организации, то сумма компенсации не образует дохода работника. И не нужно удерживать НДФЛ и начислять страховые взносыПостановление ФАС ЗСО от 29.07.2013 № А27-19460/2012.

Если же командированный сотрудник оплатил упаковку личного багажа, безопаснее включить эту сумму в базу для начисления НДФЛ и взносов. Ведь она может быть признана экономической выгодой (доходом) работника. Правда, иногда судьи приходили к противоположному выводу: затраты на упаковку личного багажа относятся к командировочным расходам и не включаются в базу по страховым взносамПостановления ФАС ДВО от 16.06.2014 № Ф03-1879/2014; ФАС ЗСО от 16.01.2014 № А27-6171/2013.

Штраф за возврат билета — в расходы

Юлия

Может ли компания в налоговом учете принять расходы по выставленному штрафу перевозчика за возврат билета?

: Признанные должником штрафы за нарушение договорных обязательств учитываются в составе внереализационных расходовподп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ.

Поэтому штраф за возврат билета может учитываться при расчете базы по налогу на прибыльПисьма Минфина от 29.11.2011 № 03-03-06/1/786, от 25.09.2009 № 03-03-06/1/616.

Завтрак в гостиничном чеке

Мария

Работник вернулся из командировки и представил счет за проживание в гостинице, где отдельной строкой выделен завтрак. Отчитываясь за командировку, сотрудник указывает в авансовом отчете всю сумму расходов за проживание в гостинице, включая завтрак. Компания компенсирует эту сумму в полном размере. Облагать ли стоимость завтрака НДФЛ? И можно ли учесть ее в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль?

: По мнению проверяющих, оплата питания работника в командировке (в рассматриваемой ситуации — оплата завтрака) облагается НДФЛ. Ведь она не упомянута в числе необлагаемых выплат в связи с командировкой в п. 3 ст. 217 НК РФ и не является оплатой проживанияПисьма Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 (п. 1); УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271.

Также стоимость завтрака нельзя учитывать при налогообложении прибыли, поскольку расходы на питание возмещаются за счет суточных. Этот вывод косвенно подтверждается разъяснением Минфина по аналогичной ситуации: если стоимость питания выделена в билете отдельной строкой, учесть ее в расходах при расчете налога на прибыль нельзяПисьмо Минфина от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976.

Читайте также:  Можно ли при остром гастрите есть орехи

Слип может подтвердить расход

Юлия

Является ли слип оправдательным документом для командировочных расходов?

: В Положении ЦБ указано, что документ по операциям с использованием платежной карты (слип) является основанием для расчетов по указанным операциям и служит подтверждением их совершенияп. 3.1 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П.

То есть сам по себе слип (без приложенного к нему кассового чека) — это полноценный документ, подтверждающий операцию и связанные с ней расходы.

У командированного украден аванс

Вера Алексеевна Балабина

Сотруднику был выдан аванс на поездку в размере 85 000 руб. Во время поездки 80 000 руб. украли из сумки, 5000 руб. остались в кармане. Сотрудник составил заявление в отделе полиции о краже 80 000, взял один экземпляр для компании и талон о регистрации заявления. На следующий день сотруднику перечислили 80 000 руб. То есть общая сумма аванса, выданная этому сотруднику, составила 165 000 руб. По возвращении из командировки он принес заявление с просьбой не удерживать с него украденные средства. Руководство решило пойти ему навстречу. Как отразить в бухучете украденные 80 000 руб. и нужно ли начислять НДФЛ с этой суммы?

: Поскольку руководство компании приняло решение не удерживать с подотчетника украденные 80 000 руб., то после утверждения авансового отчета сотрудника (к которому в числе прочих документов приложены заявление в полицию о краже денег и талон о регистрации этого заявления) вы можете списать эту сумму с работника. В бухучете это отражается так: Дт счета 94 — Кт счета 71 — 80 000 руб. — списана с работника украденная у него подотчетная сумма.

А вот списать эту сумму на убытки (сделать проводку Дт счета 91-2 — Кт счета 94) вы не сможете до тех пор, пока у вас не будет документа, подтверждающего, что либо виновные в краже денег лица не установлены, либо они есть, но суд отказал во взыскании убытков с нихподп. «б» п. 28 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н. Это может быть, например, постановление о приостановлении производства по уголовному делу в связи с отсутствием лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого. Его копию сотрудник должен принести в организацию.

При расчете налога на прибыль учесть украденные у работника деньги вы также не сможете, пока не получите из полиции документ, подтверждающий факт отсутствия виновных в краже лицподп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ; Письма Минфина от 29.05.2015 № 03-03-06/1/31130, от 20.04.2015 № 03-03-06/1/22369.

А вот появляется ли у работника доход в виде украденных денег и нужно ли начислять с него НДФЛ, нам рассказал специалист Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич

Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса

«Доходом физлиц признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодексаст. 41 НК РФ. При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме.

Учитывая, что кража не относится к каким-либо чрезвычайным обстоятельствам, налогообложение указанной выплаты (80 000 руб.), по моему мнению, производится на общих основаниях. То есть с нее необходимо исчислить НДФЛ. А удержать налог нужно за счет любого выплачиваемого ему денежного доходап. 4 ст. 226 НК РФ».

Нечем подтвердить проживание — нет и расхода

Марина Юрьевна

Как учесть расходы в командировке без подтверждающих документов на проживание (жили в частном секторе)?

: Если при отсутствии каких-либо документов, подтверждающих оплату жилья, работодатель принял решение возместить работнику затраты, то учесть эти расходы для целей налогообложения прибыли не получится. Даже если обязанность возмещать такие затраты и нормы возмещения установлены трудовыми или коллективными договорами.

Ведь одно из основных требований к расходам — наличие их документального подтверждения — в этом случае не выполняетсяп. 1 ст. 252 НК РФ; Письмо Минфина от 28.04.2010 № 03-03-06/4/51.

Сумма такого возмещения не облагается НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФп. 3 ст. 217 НК РФ. А вот страховые взносы вам придется начислить на всю сумму возмещенияч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; Письмо Минтруда от 03.07.2015 № 17-3/В-326.

Оплата билетов с карты постороннего

Мариам

Можно ли принять в расходы стоимость билетов отправленного в командировку сотрудника, оплаченных банковской картой третьего лица, не являющегося работником организации?

: Минфин разрешает учитывать в «прибыльных» расходах стоимость проезда, оплаченного банковской картой третьего лица, а не командированного сотрудника. Но только при условии, что работник документально подтвердит, что в итоге он возместил третьему лицу эти расходы. А для этого нужны такие документыПисьма Минфина от 14.01.2014 № 03-03-10/438, от 11.10.2012 № 03-03-07/46:

  • авансовый отчет;
  • билеты, по которым ездил в командировку сотрудник;
  • расписка третьего лица, в которой указано, что работник возместил ему стоимость оплаченных банковской картой билетов. Заметим, что если билеты оплатил супруг (супруга) командированного работника, то расписка о возврате денег не нужна. Ведь деньги являются совместной собственностью супруговп. 1 ст. 34 СК РФ. Так что в этом случае будет достаточно приложить копию свидетельства о заключении брака.

За время командировки нужно платить средний заработок, а не оклад

Екатерина

Можно ли оплачивать время работника в командировке по его стандартному окладу — даже если сумма получится меньше, чем при расчете среднего заработка? Если да, то каким положением это можно закрепить?

: Нет, так делать запрещено. Дни командировки должны быть оплачены исходя из среднего заработкаст. 167 ТК РФ; п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. Выплатив ему меньше, вы нарушите права работникастатьи 8, 9 ТК РФ, и трудинспекция при проверке может оштрафовать организацию на 30 000-50 000 руб., а ее руководителя и работодателя-предпринимателя — на 1000-5000 руб.ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

Читайте также:  Как можно узнать есть ли у человека собственность по фамилии

Командировочные при смешанной оплате труда

Екатерина

Как рассчитать средний заработок для командировок сотрудника с почасовой оплатой, который работает еще и на «удаленке»? Стоимость 1 часа при работе на «удаленке» в 4 раза дешевле 1 часа работы в офисе, и обычное сложение заработка и деление его на количество часов приводят к заниженной стоимости часа.

: Работодатель физически не может проверить, сколько времени работник потратил в течение рабочего дня на выполнение служебного задания в командировке. Принимающая сторона может вести такой учет, но не обязана, поскольку не является работодателем. Поэтому работнику за отработанные дни в командировке выплачивается средний заработок, а не фактическая зарплатаст. 167 ТК РФ.

Расчет среднего заработка для всех случаев его исчисления, кроме случаев его исчисления для работников с суммированным учетом рабочего времени (почасовая оплата не означает, что у сотрудников суммированный учет рабочего времени), производится на основе среднего дневного заработкап. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922. Поэтому для оплаты времени командировки вам нужно зарплату работника за расчетный период разделить на количество дней, отработанных им за расчетный периодп. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922, а затем умножить на количество рабочих дней, приходящихся на период командировки.

Напомним, что расчетный период равен 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу командировкист. 139 ТК РФ. Но организация может установить и иной расчетный период в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если это не ухудшает положение работниковст. 139 ТК РФ.

Таким образом, если в течение расчетного периода часть отработанного времени оплачивалась по более низким ставкам, то это закономерно приведет к уменьшению среднего заработка.

Понравилась ли вам статья?

  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое

Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

  • я подписчик электронного журнала

  • я не подписчик, но хочу им стать

  • хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Командировка»:

2020 г.

2018 г.

2017 г.

Источник

Оплата проезда: командировка или личный интерес

В письме разъяснен порядок исчисления НДФЛ с сумм оплаты проезда работника в командировку или возвращения из служебной поездки для ситуации, когда даты отъезда отличаются от дат, указанных в приказе. То есть когда работник выезжает в командировку раньше установленного срока либо возвращается позже, задерживаясь в месте ее проведения на выходные, праздничные дни или на время отпуска.

КАКОЕ ПРОДЛЕНИЕ СРОКА ДОПУСТИМО

Оплата проезда при несовпадении дат отъезда (возвращения) с датами приказа в одних случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой, и подлежит включению в доход работника, облагаемый НДФЛ, в других же признается компенсацией расходов работника в связи с исполнением трудовых обязанностей и соответственно не облагается налогом на доходы физических лиц. Каким же образом Минфин России разграничил эти ситуации?

У работника возникает доход, с которого организация обязана удержать налог, при условии что срок пребывания в командировке значительно превышает срок, установленный приказом. Например, в случае когда сразу по окончании командировки сотруднику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования. Здесь, по мнению финансистов, имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда «от места проведения свободного от работы времени до места работы».

Выходными можно пренебречь?

Если же работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата проезда, как считают специалисты финансового ведомства, не приводит к возникновению экономической выгоды и налог на доходы со стоимости билета исчислять не нужно.

Иными словами, если работник отдохнул в месте командировки пару дней, то это не возбраняется, и оплата организацией обратного проезда доходом физлица не признается. А если решил сэкономить за счет компании на проезде в отпуск, то это уже расценивается как получение экономической выгоды и подлежит обложению НДФЛ.

Отметим: ранее чиновники также не были категорически против оплаты (без исчисления налога на доходы физических лиц) несвоевременного отъезда работника в командировку или возвращения из нее и включения таких сумм в расходы при небольшой задержке*.

* Письма Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-329, от 10.06.10 № 03-04-06/6-111, от 05.08.08 № 03-04-06-01/246.

В то же время имелись и другие письма, из которых следовало, что НДФЛ нужно исчислять в любом случае несвоевременного убытия или возврата работника из командировки, за исключением ситуации, когда срок командировки продлен приказом руководителя**.

** Письма Минфина России от 22.09.09 № 03-04-06-01/244, от 01.04.09 № 03-04-06-01/74.

Руководитель мог либо разрешить сотруднику более поздний приезд (более ранний отъезд) и продлить время командировки (с соответствующими выплатами суточных и среднего заработка). Либо принять решение о нецелесообразности продления командировки, и тогда стоимость билета включается в доход работника и не учитывается в расходах при исчислении налога на прибыль. В случае продления срока командировки приказ оформляется в обязательном порядке. При этом то, что стоимость проезда в командировку или из командировки должна быть безусловно оплачена как гарантия, предусмотренная Трудовым кодексом, сомнений у чиновников не вызывает.

Читайте также:  Можно ли при гастрите есть рисовую кашу на молоке

Противоречащие друг другу разъяснения свидетельствуют об отсутствии у Минфина России четкой позиции по данному вопросу.

ИЗМЕНЕНИЯ ЛУЧШЕ СОГЛАСОВАТЬ

На наш взгляд, подход к признанию возникновения у работника дохода в рассматриваемых ситуациях должен быть единым — вне зависимости от количества дней задержки в месте командировки.

С тем, что проезд к месту командировки и обратно организация в любом случае обязана оплачивать, следует согласиться. И может быть, действительно неважно, когда человек возвращается домой? Однако не все так просто.

Во-первых, нельзя однозначно определить, надолго ли по критериям Минфина России работник задерживается (например, можно ли задержаться на один день, предположим на 8 Марта, или на новогодние каникулы).

Получается, смысл один — личные нужды работника, а результат разный — признание или непризнание налогооблагаемого дохода. Такое произвольное толкование, по мнению автора, недопустимо для целей налогообложения.

Во-вторых, действующие нормативные акты не содержат указаний на возможность самостоятельного увеличения срока командировки работником ни на один день, ни на несколько без соответствующего решения руководителя.

Например, при сроке командировки с 17 по 21 сентября 2012 года (с понедельника по пятницу) и при отсутствии распоряжения (приказа) руководителя о продлении командировки работник, закончив работу в пятницу 21 сентября и отдохнув в выходные в месте командировки, считается вернувшимся домой уже не из командировки. Ведь по первоначальному согласованию с работодателем выезд из места командировки должен был состояться в пятницу и руководитель своего решения не менял, значит, сотрудник сам отказался возвращаться в пятницу. В противном случае организации следует признать, что и в субботу, и в воскресенье он находился в командировке.

Согласно пункту 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки***, на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт назначения и дата выезда из него).

*** Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее — Положение № 749).

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Днем выезда в командировку признается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При этом оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации (п. 5 Положения № 749). Иными словами, если специалист задерживается в месте командировки на выходные или праздничные дни, то организация должна оплатить ему это время как отработанное и выплатить суточные, ведь по всем документам он находился в командировке. Далеко не все работодатели согласны на такие дополнительные расходы. Велика вероятность возникновения трудовых споров.

В-третьих, организация несет ответственность за жизнь и здоровье сотрудника в период его нахождения в командировке. При наступлении временной нетрудоспособности ему возмещаются расходы на наем жилого помещения (кроме случаев, когда человек находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства (п. 25 Положения № 749). Если страховой случай наступил в выходной день, когда работник уже приехал (раньше времени) в место командировки или еще не уехал оттуда (остался на дополнительные дни), то организация должна оплатить ему и суточные, и проживание. Потому что в соответствии с командировочным удостоверением с отметкой о прибытии (убытии) к месту работы и проездными документами сотрудник в это время находился в служебной командировке.

В-четвертых, в случае получения работником травмы, когда он находился в командировке, организации необходимо правильно ее квалифицировать и определить, является травма бытовой или производственной. Обязанность по расследованию несчастного случая на производстве и порядок действий работодателя при несчастном случае регламентированы статьями 227-231 Трудового кодекса РФ, Федеральным законом от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», Положением об особенностях расследования несчастных случаев… утвержденным постановлением Минтруда России от 24.10.02 № 73 (приложение 2 к данному постановлению; далее — Положение № 73). В частности, согласно подпункту «д» пункта 3 Положения № 73, расследованию подлежат события, в результате которых работником получены увечья или травмы либо наступила его смерть, происшедшие при следовании к месту служебной командировки и обратно.

Вопрос: если работник, оставаясь в месте командировки на выходные дни для личных нужд и возвращаясь в воскресенье (вместо пятницы) домой, в пути следования получил травму, то является ли это повреждение здоровья несчастным случаем на производстве? Если да, то работодатель будет вынужден нести дополнительные расходы, связанные со страховым случаем.

Таким образом, прежде чем воспользоваться подходом Минфина России, изложенным в комментируемом письме, из которого косвенно следует допустимость «самовольной» задержки сотрудника в месте командировки (прямо нюансы трудовых отношений в письме не рассматриваются), организации нужно оценить все риски, связанные с несвоевременным прибытием работника из командировки, вне зависимости от количества дней задержки. Автор считает, что здесь возможны два варианта:

— либо приказом руководителя продлить срок командировки, начислив суточные и средний заработок работнику за дополнительные дни;

— либо признать стоимость билетов при любой задержке (кроме вызванной уважительными причинами, например отменой рейса по метеоусловиям, аварией и т. п., и подтвержденной документально) доходом работника, исчислить и удержать с нее НДФЛ.

Статья напечатана в журнале «Документы и комментарии» №19, октябрь 2012 г.

Источник